Conservazione delle fatture elettroniche: cosa dice la legge
Per quanto tempo vanno conservate e perché la conservazione a norma è diversa da un archivio.
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Perché non basta salvarle
Una fattura elettronica è un file XML. Per valere nel tempo deve restare integra, leggibile e facile da ritrovare per tutti gli anni in cui la legge chiede di tenerla. Per questo serve la conservazione «a norma», detta anche sostitutiva: un sistema che archivia i file e garantisce, con firme e date certe, che nessuno li abbia modificati.
Una cartella sul computer, un servizio cloud qualsiasi o le email con i PDF non bastano: sono copie, non conservazione.
Per quanto tempo
Almeno 10 anni, come prevede il codice civile. Ai fini fiscali, poi, le fatture vanno tenute finché l’Agenzia delle Entrate può controllare quell’anno: se è in corso un accertamento, anche più a lungo. Vale per le fatture che emetti e per quelle che ricevi.
Entro quando vanno messe in conservazione
Non serve farlo il giorno stesso, ma c’è una scadenza: le fatture di un anno vanno portate in conservazione entro il terzo mese successivo al termine per presentare la dichiarazione dei redditi di quell’anno. Se il tuo programma lo fa da solo, a te non resta niente da fare.
Consultare non vuol dire conservare
Nel servizio «Fatture e Corrispettivi» del sito dell’Agenzia delle Entrate puoi vedere e scaricare le fatture passate dallo SDI, ma la consultazione non è una conservazione a norma. L’Agenzia offre anche un servizio di conservazione gratuito, a cui si aderisce dalla stessa area. In alternativa, la conservazione la fa il tuo programma di fatturazione.
In Proonty la conservazione è inclusa
La conservazione sostitutiva delle fatture emesse e ricevute è compresa in tutti i piani, Starter incluso.
Cosa controllare nel tuo programma
- Che sia una conservazione a norma, non un semplice archivio delle fatture.
- Che comprenda sia le fatture emesse sia quelle ricevute.
- Per quanti anni restano conservate e cosa succede se smetti di usarlo.
- Come scaricare le fatture conservate, se un giorno cambi programma.
E le fatture che non passano dallo SDI?
Alcuni documenti arrivano ancora su carta o in PDF, per esempio dai fornitori esteri. Se li tieni in digitale, anche loro vanno in conservazione a norma. Altrimenti conserva gli originali di carta, per lo stesso numero di anni.
Domande sulla conservazione
Se chiudo la partita IVA devo continuare a conservarle?
Sì. L’obbligo resta anche dopo la chiusura, per tutto il periodo previsto dalla legge.
Basta il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate?
Sì, se aderisci al servizio di conservazione, che è diverso da quello di consultazione. Conviene comunque sapere come scaricare i file, per averli sempre a portata di mano.
Posso tenere i PDF al posto dei file XML?
No. La fattura valida è il file XML passato dallo SDI; il PDF è solo una copia più facile da leggere.
